Fahrzeuglager: 1:1-Nachfüllen statt Zählen

Mit 1:1-Nachfüllen vergisst du kaum noch Material zu verrechnen. Ohne Bestandsliste, ohne Scanner, ohne Zählen. Du brauchst nur, was du ohnehin hast: deine Lieferscheine und ein Fahrzeuglager, in dem jedes Fach seine fixe Menge hat. Ein paar Minuten beim Auffüllen reichen.

Das Prinzip in zwei Sätzen: Was laut Lieferschein seit dem letzten Auffüllen verbraucht wurde, füllst du 1:1 nach. Ist ein Fach danach nicht voll, fehlt Material, das auf keinem Lieferschein steht.

Was brauchst du für das 1:1-Nachfüllen?

Ein Fahrzeuglager, in dem jeder Artikel eine fixe Sollmenge hat. Ins Fahrzeuglager gehören die Artikel, die immer in derselben Menge im Servicefahrzeug liegen sollen.

Wie du die Sollmenge festhältst, ist egal. Drei Varianten funktionieren gleich gut:

Das Fach fasst genau die Menge. Voll heißt Soll.
Die Menge steht am Fach. Etikett oder Klebeband genügt.
Eine laminierte Liste im Firmenauto. Artikel links, Sollmenge rechts.

Nimm nur Artikel auf, die du regelmäßig brauchst. Schalter, Steckdosen, Leitungsschutzschalter, Abzweigdosen. Alles andere gehört nicht ins Fahrzeuglager.

Schritt 1: Lieferschein direkt beim Kunden

Schreib den Lieferschein vor Ort, nicht am Abend zu Hause. Was du sofort erfasst, vergisst du nicht. Außerdem sparst du dir den Büroabend.

Idealerweise macht der Kunde die Unterschrift gleich mit. Wie das beim Regiebericht mit Unterschrift vor Ort funktioniert, steht in einem eigenen Artikel. Mehrere Lieferscheine zu einem Auftrag fasst du später in der Schlussrechnung zusammen. Warum du das Material je Auftrag erfassen solltest, zeigt die Stundensatz-Kalkulation.

Schritt 2: So füllst du das Fahrzeuglager 1:1 nach

Füll genau die Menge nach, die auf den Lieferscheinen steht. Das machst du abends oder morgens beim Bestücken des Kastenwagens.

So gehst du vor:

Lieferscheine sammeln: Alle seit dem letzten Auffüllen.
Artikel raussuchen: Nur die Fahrzeuglager-Artikel.
Nachfüllen: Genau die Menge, die auf den Lieferscheinen steht.
Fach prüfen: Voll heißt, es passt. Nicht voll heißt, du hast mehr verbraucht, als verrechnet ist.

Eine Checkliste brauchst du nicht, gerechnet wird auch nichts. Das Nachfüllen ist die Kontrolle.

Ablauf 1:1-Nachfüllen in drei Schritten: Lieferscheine seit dem letzten Auffüllen, verbrauchte Menge 1:1 nachfüllen, Fach voll? Ja heißt alles steht auf einem Lieferschein. Nein heißt Material ohne Lieferschein, ergänzen oder nachverrechnen.

Merksatz

Was nach dem 1:1-Nachfüllen fehlt, steht auf keinem Lieferschein.

Beispiel mit erfundenen Mengen: Auf den Lieferscheinen seit dem letzten Auffüllen stehen 3 Schalter. Du füllst 3 Schalter nach. Das Fach ist trotzdem nicht voll, es fehlt noch 1 Schalter. Den hast du verbraucht, aber auf keinen Lieferschein geschrieben.

Was tust du, wenn Material fehlt?

Ergänze den Lieferschein, wenn du weißt, wo das Material hinging. Meistens fällt dir beim Blick ins leere Fach der Termin wieder ein.

Ist die Rechnung schon raus, verrechnest du nach. Forderungen für Lieferungen und Arbeiten verjähren erst nach drei Jahren (§ 1486 ABGB, RIS). Wie das in der Praxis läuft, steht im Artikel zur Verjährung von Rechnungen.

Kannst du das Material keinem Termin zuordnen, akzeptier es als Schwund. Das passiert. Wichtig ist, dass es dir auffällt und du es nicht wochenlang mitschleppst.

Warum reicht das? Genaue Lagerführung gegen 1:1-Nachfüllen

Kaum Mehrarbeit, aber der Großteil des Ergebnisses. Die meisten Fehlbestände bemerkst du sofort beim Auffüllen, ohne eigene Prüfung. Damit sinkt auch der Schwund, weil Lücken auffallen, solange du dich noch an den Termin erinnerst.

Genaue Lagerführung

Jede Entnahme buchen
Hauptlager und jedes Fahrzeug getrennt führen
Regelmäßig alles zählen
Arbeit jeden Tag, auch wenn alles passt

Weniger Arbeit

1:1-Nachfüllen

Lieferscheine hast du sowieso
Nur nachfüllen, was verbraucht ist
Die meisten Fehlbestände fallen sofort auf
Ein paar Minuten beim Auffüllen

Übrig bleibt ein kleiner Rest, den du keinem Termin zuordnen kannst. Den mit genauer Lagerführung auch noch zu finden, kostet mehr Zeit, als er wert ist. Darum ist 1:1-Nachfüllen die pragmatische Lösung.

Funktioniert das mit Papier und mit jeder Software?

Ja, 1:1-Nachfüllen braucht keine bestimmte Software. Mit Papierlieferscheinen und einem Stift geht es genauso. Du suchst die Artikel raus und addierst selbst.

Mit einer Software, die Lieferscheine speichert, geht das Raussuchen schneller. In easyElektriker hakst du in der Lieferscheinliste die Lieferscheine seit dem letzten Auffüllen an und klickst auf „1:1-Nachfüllen“.

Lieferscheinliste in easyElektriker: zwei Lieferscheine sind angehakt, oben ist der Button „1:1-Nachfüllen (2)“ markiert.

Du bekommst die Fahrzeuglager-Artikel aller gewählten Lieferscheine gleich summiert. Raussuchen und Addieren entfallen. Unter „Je Lieferschein“ siehst du, woher jede Menge kommt.

Fenster „1:1-Nachfüllen“ mit der Summe aller Fahrzeuglager-Artikel aus zwei Lieferscheinen, zum Beispiel 8 Stück Leitungsschutzschalter B16 und 150 m NYM-J.

Was gehört nicht ins Fahrzeuglager?

Auftragsmaterial direkt vom Großhändler. Das läuft über den Auftrag und nicht über den Bus. Kleinmaterial wie Kabelbinder und Dübel funktioniert anders und bekommt einen eigenen Artikel.

Musst du als Elektriker eine Inventur machen?

Das hängt von deiner Rechtsform und deinem Umsatz ab. Mit dem 1:1-Nachfüllen hat das nichts zu tun. Die Methode ersetzt keine Inventur, sie erspart dir nur das laufende Zählen.

Einnahmen-Ausgaben-Rechner: Material ist sofort Betriebsausgabe, eine Inventur ist nicht nötig. Ausgenommen sind laut § 4 Abs 3 EStG nur Grundstücke sowie Gold, Silber, Platin und Palladium. Kupfer gehört nicht dazu.
GmbH: Du bist immer rechnungslegungspflichtig (§ 189 Abs 1 Z 1 UGB). Damit stellst du jedes Geschäftsjahr ein Inventar auf (§ 191 UGB). Das Fahrzeuglager zählt mit.
Einzelunternehmen: Rechnungslegungspflichtig wirst du, wenn du zwei Jahre hintereinander 700.000 € Umsatz überschreitest, oder einmal 1 Million €. Die Details stehen im USP.

Für bilanzierende Betriebe gibt es Vereinfachungen. Das Unternehmensgesetzbuch erlaubt zum Beispiel einen Festwert für Hilfs- und Betriebsstoffe, die regelmäßig ersetzt werden und deren Bestand kaum schwankt. Gezählt wird dann nur mindestens alle fünf Jahre (§ 209 Abs 1 UGB). Ein Fahrzeuglager mit fixen Sollmengen kommt dem nahe. Ob und wie du das für deinen Betrieb nutzen kannst, klärst du mit deinem Steuerberater.

Kurz & praktisch

Jedes Fach im Fahrzeuglager hat eine fixe Sollmenge.

Lieferschein vor Ort schreiben, nicht am Abend.

Beim Auffüllen die Lieferscheine seit dem letzten Mal nachfüllen.

Fach nicht voll: Material verbraucht, aber nicht verrechnet.

Fehlt etwas, ergänze den Lieferschein oder verrechne nach (drei Jahre Zeit).

Fazit

Du musst nichts zählen und nichts scannen. Füll nach, was auf den Lieferscheinen steht, und schau, ob jedes Fach voll ist. Wo es das nicht ist, hast du Material verbraucht, das noch auf keiner Rechnung steht.