Schlussrechnung für Elektriker
· Redaktion
Du warst wegen eines Auftrags dreimal beim selben Kunden: Fehlersuche, Nachbesserung, Abnahme. Musst du das jetzt einzeln abrechnen, oder reicht am Ende eine Schlussrechnung für alles? Hier liest du, was in eine Schlussrechnung gehört, wie du bereits gestellte Teilrechnungen korrekt abziehst und wie das an einem konkreten Elektro-Auftrag aussieht.
Was ist eine Schlussrechnung – und warum reicht die letzte Teilrechnung nicht?
Eine Schlussrechnung fasst den kompletten Auftrag zusammen. Sie zieht alle bereits gestellten Teil- oder Abschlagsrechnungen wieder ab.
Rechtlich ist die Schlussrechnung keine eigene Rechnungsart. Sie ist eine ganz normale Rechnung nach § 11 UStG 1994 (Stand: Juli 2026), die den gesamten Auftrag ausweist und alle schon fakturierten Teilbeträge gegenrechnet. Das Gesetz selbst nennt dieses Dokument Endrechnung, im Alltag sagen viele auch Endabrechnung – gemeint ist immer dasselbe.
Der Grund, warum die letzte Teilrechnung nicht reicht: Eine Teilrechnung deckt immer nur den Leistungsstand zu einem bestimmten Zeitpunkt ab. Erst die Schlussrechnung zeigt den ganzen Auftrag: alle erbrachten Leistungen, den vollen Preis, und was der Kunde davon schon bezahlt hat.
Wie schreibst du als Elektriker eine Schlussrechnung über mehrere Baustellentermine?
Alle Termine eines Auftrags kommen in eine einzige Schlussrechnung. Du fasst sie als eine Leistung mit einem gemeinsamen Leistungszeitraum zusammen.
Es ist kein Automatismus, dass du jeden Baustellentermin einzeln in Rechnung stellen musst. Wenn Fehlersuche, Nachbesserungstermin und Abnahme zu ein und demselben Auftrag gehören, darfst du sie bündeln. Wichtig ist nur, dass Leistungszeitraum und Leistungsumfang klar dokumentiert sind: welche Termine, welche Tätigkeiten, in welchem Zeitraum.
Stell dir vor, du bist bei einem Kunden zur Fehlersuche im Verteiler, kommst zwei Tage später zur Nachbesserung wieder und drei Wochen später zur Abnahme. Alle drei Termine gehören zum selben Auftrag. Du kannst sie in einer Schlussrechnung zusammenfassen, solange du den Zeitraum (“Leistungszeitraum 3.–24. Juni 2026”) und die einzelnen Tätigkeiten sauber ausweist.
Was unterscheidet die Schlussrechnung von einer Teilrechnung?
Die Teilrechnung verrechnet nur einen Ausschnitt der Leistung, während der Auftrag noch läuft. Die Schlussrechnung rechnet am Ende den gesamten Auftrag ab und zieht alle Teilrechnungen wieder ab.
Eine Teilrechnung (auch Abschlagsrechnung genannt) stellst du zum Beispiel nach Materiallieferung oder nach einem größeren Zwischenschritt, damit du bei langen Aufträgen nicht monatelang auf dein Geld wartest. Die Schlussrechnung kommt erst, wenn der ganze Auftrag fertig ist, und macht die Endabrechnung über alles. Willst du dagegen schon vor Lieferung oder Montage eine Vorauszahlung kassieren, brauchst du keine Teilrechnung, sondern eine Akontorechnung.
Was musst du abziehen, wenn du schon Teilrechnungen gestellt hast?
Du ziehst sowohl den Nettobetrag als auch die Umsatzsteuer ab, und zwar von der Schlussrechnung für jede bereits gestellte Teilrechnung – nicht nur den Bruttobetrag.
Das ist der Punkt, an dem die meisten Fehler passieren. Das Gesetz sagt dazu klar: In der Endrechnung sind die schon vereinnahmten Teilentgelte “und die auf sie entfallenden Steuerbeträge” abzusetzen, sofern du über die Teilrechnungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis gestellt hast (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994).
Praktisch heißt das: Ziehst du nur den Bruttobetrag ab oder vergisst die USt-Zeile, weist du am Ende zu viel Umsatzsteuer aus. Im schlimmsten Fall schuldest du sie doppelt – einmal aus der Teilrechnung, einmal aus der vollen Schlussrechnung. Deshalb: Netto- und USt-Betrag jeder Teilrechnung getrennt absetzen.
Schlussrechnung Beispiel: Wie sieht das für einen Elektro-Auftrag aus?
Gesamtleistung minus bereits gestellte Teilrechnung. Nettobetrag und Umsatzsteuer weist du jeweils getrennt aus.
Nimm einen Auftrag “Verteiler-Sanierung mit Fehlersuche” über drei Termine. Insgesamt hast du Material und Regiestunden im Wert von 1.800 € netto erbracht. Nach dem ersten Termin hast du eine Teilrechnung über eine Anzahlung gestellt. So könnte die Schlussrechnung aussehen:
- Gesamtleistung netto: 1.800 €
- zzgl. 20 % USt: 360 €
- Gesamtbetrag brutto: 2.160 €
- abzüglich Teilrechnung vom [Datum], netto: −800 €
- abzüglich USt darauf: −160 €
- Restbetrag brutto: 1.200 €
So sieht der Kunde auf einen Blick, was er insgesamt schuldet, was er schon bezahlt hat und was noch offen ist. Die Zahlen in diesem Beispiel sind frei gewählt, das Prinzip – Netto- und USt-Abzug getrennt ausweisen – bleibt bei jedem Auftrag gleich.
Reicht eine einzige Schlussrechnung, wenn du keine Teilrechnung gestellt hast?
Ja, dann ist die Schlussrechnung deine ganz normale Rechnung. Ohne vorherige Teilrechnungen rechnest du einfach den ganzen Auftrag ab, ohne Abzüge.
Hast du für den Auftrag noch nichts fakturiert, brauchst du auch nichts gegenzurechnen. Du stellst am Ende eine Rechnung über die gesamte Leistung, mit allen Pflichtangaben – fertig. Den Begriff “Schlussrechnung” verwendest du dann nur, wenn es tatsächlich vorherige Teilrechnungen gab, die du absetzt.
Welche Pflichtangaben darf die Schlussrechnung nicht vergessen?
Dieselben Pflichtangaben wie bei jeder anderen Rechnung. Also Leistungszeitraum, Leistungsort, Menge und Bezeichnung, Entgelt getrennt nach Steuersätzen, und ab 10.000 € Rechnungsbetrag zusätzlich die UID-Nummer des Kunden.
Für die Schlussrechnung gelten keine Extra-Regeln gegenüber jeder anderen Rechnung nach § 11 UStG 1994. Die WKO fasst diese Pflichtangaben übersichtlich zusammen. Konkret brauchst du:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Menge und Bezeichnung der Leistung (Material, Regiestunden, Anfahrt)
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Entgelt und Steuersatz, getrennt nach Steuersätzen
- Steuerbetrag, gesondert ausgewiesen
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- deine UID-Nummer
- ab einem Rechnungsbetrag von 10.000 € brutto zusätzlich die UID-Nummer des Kunden
Wichtig zu wissen
Der Leistungszeitraum ist bei einer Schlussrechnung über mehrere Termine besonders wichtig. Schreib nicht nur ein einzelnes Datum hin, sondern den Zeitraum von erstem bis letztem Termin – das ist dein Beleg, dass alle Termine zu einem Auftrag gehören.
Wie lange musst du die Schlussrechnung aufbewahren?
Sieben Jahre – wie jeden anderen steuerlichen Beleg auch.
Für die Schlussrechnung gilt die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Belege: sieben Jahre nach § 132 BAO, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Läuft zu dem Auftrag noch ein abgabenrechtliches Verfahren, musst du die Unterlagen so lange darüber hinaus aufheben, wie sie dafür von Bedeutung sind.
Davon getrennt zu sehen ist die Verjährung deiner Forderung: Ob du dein Geld überhaupt noch einklagen kannst, richtet sich nicht nach der Aufbewahrungsfrist, sondern nach der dreijährigen Verjährung für Werklohnforderungen. Wann diese Frist beginnt und was sie unterbricht, liest du im Artikel zu wann eine Rechnung verjährt.
Kurz & praktisch
- Teilrechnungen dokumentieren, statt sie zu vergessen
- Termine je Auftrag sammeln, statt jeden einzeln zu fakturieren
- Netto- und USt-Betrag jeder Teilrechnung von der Schlussrechnung abziehen
- Leistungszeitraum und Leistungsumfang exakt angeben
Eine Schlussrechnung ist kein Sonderfall, sondern die normale Rechnung für den gesamten Auftrag. Wenn du Teilrechnungen sauber dokumentierst und beim Abzug an die Umsatzsteuer denkst, bist du auf der sicheren Seite.